Projekt: Projektreview der Gesamt-IT einer Zeitungsverlagsgruppe

Ausgangssituation

Eine Zeitungsverlagsgruppe kämpfte mit folgenden Problemen nach dem Abschluss eines Großprojekts: Sie hatte ihre Host-basierte IT-Landschaft auf eine Client/Server-basierte integrierte Lösung für die Bereiche Anzeigen, Vertrieb, Redaktion und Herstellung bzw. schwere Technik, inklusive Teilnahme an einem Konsortium zur Systementwicklung, umgestellt. „Doch nach Abschluss des Projektes besaßen sie keinen Überblick darüber, ob sie die qualitativen und wirtschaftlichen Ziele auch wirklich erreicht hatten, die sie bei Projektbeginn definierten“, so unser Projektleiter Peter Schwalbach.

Zielsetzung

Kirchner + Robrecht sollte einen Projekt-Review durchführen und Optimierungspotenziale aufzeigen, wo immer es möglich war.

Unsere Vorgehensweise

Um bewerten zu können, was das Projekt in qualitativer und wirtschaftlicher Hinsicht bewirkt hatte, untersuchten wir die folgenden Fragen:

• Projektkosten: Bewegten sich die Projektkosten innerhalb des geplanten  Budgets? Welche Gründe für mögliche Budgetüber-/unterschreitungen gab es?
• Prozessoptimierung: War die Prozessoptimierung in den einzelnen Bereichen sinnvoll und erfolgte sie innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens?
• Nutzeneffekte: Hat das Unternehmen durch die Prozessoptimierung die erwarteten qualitativen und quantitativen Nutzeneffekte erzielen können?
• Projektverlauf: Welche wesentlichen Erfolgsfaktoren und Schwachpunkte zeigten sich im Projektverlauf? Welche Bedeutung haben diese für die Zukunft?
• Projekterkenntnisse: Kann die Gruppe Erkenntnisse aus dem Projekt für zukünftige Großprojekte nutzen?
• Zukunftssicherheit: Besteht Zukunftssicherheit der jetzt eingesetzten Technologien? Welche künftigen Herausforderungen gibt es im Bereich IT?
• Zielerreichung: Konnten die für den internen IT-Dienstleister definierten Ziele im Bereich Kosten und Qualität erreicht werden?

Ergebnisse

Peter Schwalbach, Projektleiter: „Im Projekt-Review zeigten sich die neuen Rahmenbedingungen, unter denen das Unternehmen jetzt agierte. Wir analysierten deren Ursachen und Auswirkungen auf die Zielstellungen der einzelnen Teilprojekte. Dann verglichen wir den Status Quo mit den zu Projektbeginn definierten sowie den aufgrund äußerer Umstände veränderten Zielen. Hieraus leitete sich ein konkreter Handlungsbedarf ab: Der IT-Einsatz beim internen Dienstleister und in den Fachbereichen war optimierbar. Das wurde dokumentiert und abgestimmt. Zusätzlich optimierten wir die bestehende Systemlandschaft zur strategischen und technologischen Weiterentwicklung der Unternehmensgruppe.“

Weitere Auskünfte erteilt gern: Peter Schwalbach