Projekt: Neuausrichtung der Informationsverarbeitung einer Verlagsgruppe

Ausgangssituation

Einer Verlagsgruppe fehlte die IT-Gesamtstrategie für ihre neu implementierte Konzernstruktur. Die Aktivitäten der Tochtergesellschaften erfolgten teilweise völlig unkoordiniert und es gab keine angemessene organisatorische Anbindung des IT-Bereichs an andere Unternehmensbereiche. Selbiges galt für die Einbindung der IT in die Management-Entscheidungsprozesse. Strategische und konzeptionelle Anforderungen der Fachbereiche wurden nicht durchgehend berücksichtigt. Auch die interne Organisation des IT-Bereichs erwies sich als ineffizient. Denn sie bildete Aufgaben und Zuständigkeiten nur ungenügend ab. Außerdem gab es einen offensichtlichen Personalbedarf und für die wesentlichen Zukunftsthemen fehlte Know-how. Das betraf insbesondere den so wichtigen Bereich Online und Content Management. Für die Zukunft war die IT somit nur bedingt gerüstet. Bei der wachsenden Bedeutung der IT für marktrelevante Prozesse in Vertrieb und Anzeigenverkauf und dem gesamten CRM stelle sich dies als hoch problematisch heraus.

Zielsetzung

Kirchner + Robrecht sollte den IT-Bereich der Verlagsgruppe auf Basis einer zukunftssicheren IT-Strategie neu ausrichten.

Unsere Vorgehensweise

• IT-Audit: Zunächst führten wir einen IT-Audit durch und ermittelten so die Ist-Situation. Der IT-Audit beinhaltete Aktivitäten, Aufgaben, Kompetenzprofile des Bereichs bzw. dessen Mitarbeiter und definierte Problemfelder der  Verlage in der Gruppe bzw. deren IT-Bereichen.
• Bewertung: Im nächsten Schritt wurde diese Ist-Situation bewertet. Wir ermittelten den Bedarf an Personal und die Notwendigkeiten der Personalentwicklung.
• IT-Strategie: Den Kern des Projekts bildete die Konzeption der IT-Strategie mit Teilkonzepten für Organisation, Anwendung, Technologie, Sicherheit und Controlling.
• Detailpläne: Es folgte die Entwicklung einer Prioritätenliste, von Maßnahmen- und Investitionsplänen.
• Systemempfehlung: Jetzt konnte Kirchner + Robrecht konkrete Empfehlungen, zum Beispiel für den konzernweiten Einsatz von Web-Content-Management-Systemen, aussprechen.
• Review: Am Ende des Prozesses stand ein Review der strategischen IT-Projekte. Dieser erfolgte auf Basis der neuen IT-Strategie und erbrachte an einigen Stellen eine Neujustierung der Prioritäten.

Ergebnisse

Endlich lag eine konzernweite IT-Strategie vor. Damit positionierte sich der IT-Bereich eindeutig und definierte klar sein Dienstleistungsportfolio. Im Zuge dessen wurde der Bereich auch organisatorisch neu ausgerichtet und personell aufgestockt. Die Holding errichtete ein strategisches Informationsmanagement zur Weiterentwicklung und Steuerung der konzernweiten IT. Die konzernübergreifende Koordination der IT-Aufgaben und –Projekte gewährleistete ein neu konzipiertes IT-Board. Alle Konzernunternehmen arbeiteten jetzt effektiv mit einem einheitlichen Content-Management-System. Zum Abschluss des Projektes gab Kirchner + Robrecht eine Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise bei den strategischen IT-Projekten.

Peter Kirchner, Projektleiter: „Die Überwindung gewachsener Strukturen in der Gruppe war die größte Herausforderung in diesem Projekt. Das Herausarbeiten gemeinsamer Interessen öffnete den Weg zu einer Gesamtstrategie mit der die IT die erforderliche Qualität besser erbringen konnte.“

Sie haben hierzu Fraugen? Bitte zögern Sie nicht Peter Kirchner zu kontaktieren.