Projekt: Entwicklung und Umsetzungsbegleitung eines professionellen IT-Projektmanagements für eine Mediengruppe

Ausgangssituation

Der IT-Bereich einer Mediengruppe schaffte es nicht mehr, interne IT-Projekte für die Verlagsbereiche zeitnah umzusetzen. Zudem lief das Projektmanagement nicht optimal: Verantwortlichkeiten und Status waren weitgehend ungeklärt und intransparent. Die Fachbereiche nahmen ihre Projektverantwortung als Auftraggeber kaum wahr: sie definierten Ihre Anforderungen nur unzureichend und prüften die beauftragten Projekte nicht konsequent auf Nutzen und Wirtschaftlichkeit. Interne Bemühungen, die Anforderungen der Verlagsbereiche zu priorisieren und die Zusammenarbeit neu auszurichten, scheiterten. Das Management überlegte, die personellen Ressourcen aufzustocken. Um die Probleme schnell in den Griff zu bekommen, wurde Kirchner + Robrecht als Beratungsunternehmen mit Moderations- und Technologiekompetenz beauftragt.

Zielsetzung

Kirchner + Robrecht wurde beauftragt, durch Entwicklung und Etablierung professioneller IT-Projektmanagement-Strukturen die Handlungsfähigkeit der IT und der Verlagsbereiche wiederherzustellen und die Projektlandschaft zukunftsfähig auszurichten.

Unsere Vorgehensweise

• Analyse: Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen aus der IT- und den Verlagsbereichen analysierte Kirchner + Robrecht existierende und geplante Projekte mit Blick auf Ziele, Konzepte, Status, Verantwortlichkeiten, Realisierungsaufwand sowie den Handlungs- und Entscheidungsbedarf. Außerdem nahmen wir das Projektmanagement unter die Lupe.
• Strategieentwicklung: Um in Zukunft eine zielorientierte Abwicklung von IT-Projekten in time, cost, quality sicherzustellen, führte Kirchner + Robrecht passgenaue Konzepte und Werkzeuge für eine grundlegende Professionalisierung des Projektmanagements ein. Diese zielten sowohl auf die Einzelprojektebene als auch auf die Ebene der Gruppe insgesamt und die Interaktion zwischen den Unternehmen der Gruppe. Kernelemente waren:
  
  > Kritische Überprüfung und Neupriorisierung bestehender und geplanter Projektvorhaben – gemeinsam mit den handelnden Bereichen. Klärung von Verantwortlichkeiten, Fachanforderungen und Projektaufwänden sowie Initiierung akuter Handlungsmaßnahmen. Bereinigung der Short List um Vorhaben, die den neu definierten Anforderungen an Notwendigkeit, Nutzen und Wirtschaftlichkeit von Projekten nicht entsprachen
  
  > Konzipierung eines gruppenweit einheitlichen und verbindlichen Modells für das Projektmanagement, Auswahl und Einführung softwaregestützter Werkzeuge und Schulung der Projektverantwortlichen in den IT- und Verlagsbereichen. Zur operativen Unterstützung der Projektarbeit wurde durch Kirchner + Robrecht ein Projektmanagement-Handbuch für die Mediengruppe erstellt und Grundsätze für die künftige Planung und gruppeninterne Verrechnung von Projekten entwickelt
  
  > Definition und Beschreibung einer Organisationseinheit „Zentrales Projektmanagement“ zur Unterstützung der Geschäftsführung bei der gruppenweiten strategischen Steuerung der Projektlandschaft, zur Sicherung von Synergien und der Qualität im Projektmanagement
• Umsetzung: Die Berater von Kirchner + Robrecht agierten als interimistischer Zentraler Projektmanager und als Leiter von Einzelprojekten. Diese enge Begleitung des Kunden sicherte die strategiekonforme Umsetzung und Qualitätssicherung.

Ergebnisse

Mit Unterstützung von Kirchner + Robrecht wurden IT und Verlagsbereiche wieder handlungsfähig: Der Projektstau löste sich vollständig auf, ohne wie zunächst geplant neues Personal einzustellen. Eine gemeinsam abgestimmte und transparente Roadmap gibt der IT und den Verlagsbereichen klare Orientierung und Planungssicherheit für die weitere Durchführung gemeinsamer Projekte. Das von Kirchner + Robrecht erarbeitete gruppenübergreifende Regelwerk und Tool-Set für professionelles Projektmanagement unterstützt die Planung und Steuerung von Projekten in Verantwortung der Verlagsbereiche. Mit der Entwicklung und Umsetzung des Regelwerks wurde ein Veränderungsprozess eingeleitet, in dessen Rahmen sich schrittweise eine neue Projektkultur mit einem klaren Verständnis für Rollen und Verantwortlichkeiten herausbildet; dadurch haben sich Atmosphäre und fachliche Qualität der Zusammenarbeit zwischen IT und Verlagsbereichen spürbar verbessert. Die organisatorische Etablierung eines Zentralen Projektmanagements auf Gruppenebene unterstützt wirksam die Geschäftsführung bei der strategischen und synergetischen Steuerung der Projektlandschaft und sichert die Nachhaltigkeit der eingeleiteten Veränderungen bei der Professionalisierung des IT-Projektmanagements in der Mediengruppe.

Peter Kirchner, Projektleiter: „Der gordische Knoten wurde durchschlagen. Ohne neue IT-Ressourcen bereitstellen zu müssen, konnte die IT die relevanten Zukunftsanforderungen umsetzen. Der Handlungsspielraum für die IT wie auch für die Verlagsbereiche wurde durch eine sinnvolle Priorisierung und Wirtschaftlichkeitsprüfung der Anforderungen wieder hergestellt. Die Nachhaltigkeit wurde durch die Einführung eines professionellen Projektmanagements sichergestellt. Zudem wurden wichtige Weichen für die Zukunftsfähigkeit der IT gestellt.“

Schnelle Hilfe im Notfall: Peter Kirchner