Projekt: Auswahl eines Outsourcing-Dienstleisters für das Finanz- und Rechnungswesen  

Ausgangssituation 

Eine Fachverlagsgruppe wurde aus einem Konzernverbund herausgelöst und an ein anderes, deutlich kleineres Unternehmen verkauft. Dadurch stand die Gruppe vor der Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit einen Dienstleister zu finden, der die bisher von der Konzernmutter erbrachten Leistungen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen im Rahmen eines vollständigen Outsourcing übernehmen konnte. Das benötigte Leistungsspektrum reichte von den Nebenbüchern über das Abschlusswesen bis hin zur Gruppenkonsolidierung, Voraussetzung war der Einsatz der gängigen Finance-Module von SAP.  

Zielsetzung 

Kirchner + Robrecht wurde beauftragt, die Anforderungen der beteiligten Unternehmen zu analysieren und einen geeigneten Dienstleister zu finden.  

Vorgehensweise  

• Ist-Aufnahme: Im Rahmen von Workshops und Desktop-Research erhoben wir die Mengengerüste, definierten die benötigten Funktionen und Leistungsbestandteile und beschrieben die Methoden und Verfahren im Finanz- und Rechnungswesen  
• Anforderungsbeschreibung: Aus dem so definierten Leistungsumfang leiteten wir dann gemeinsam mit dem Auftraggeber konkrete Anforderungen ab und formulierten diese in einer detaillierten Angebotsaufforderung  
• Marktsichtung und Shortlist: Basierend auf den Kernaussagen der Anforderungsbeschreibung wurden potenzielle Anbieter gesichtet, vorab geprüft und gelistet. Die Besten wurden zur Erstellung eines Angebotes aufgefordert.  
• Rebriefing: Während der Angebotsphase gaben wir den Anbietern Gelegenheit, die Anforderungen im Rahmen von Fachgesprächen und Workshops zu vertiefen und das notwendige Verständnis für die Spezifika der beteiligten Unternehmen zu gewinnen.  
• Angebotsbewertung: Die entstandenen Angebote prüften wir intensiv und bewerteten sie in einem Scoring-Modell nach unterschiedlichen Qualitäts- und Kostenkriterien. Außerdem prüften wir die genannten Referenzen.  
• Entscheidung und Beauftragung: Im Rahmen von Präsentationen der Anbieter ergänzten alle an der Auswahlentscheidung Beteiligten die gewonnenen Erkenntnisse um persönliche Eindrücke. Schließlich gaben wir eine abgestimmte Empfehlung, mit wem konkrete Vertragsverhandlungen aufgenommen werden sollten.  

Ergebnis  

Am Ende des insgesamt nur 8-wöchigen Auswahlprojektes stand ein Dienstleister, dessen Gesamtlösung die Anforderungen aller Häuser vom Start weg nahezu vollständig erfüllte. Zudem bot er ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und gewährleistete die notwendige Verlässlichkeit. Basis für die Entscheidung war ein strukturierter und systematischer Prozess, der das erzielte Ergebnis in allen Facetten nachvollziehbar und transparent machte und für den Auftragnehmer wenig Spielraum für Interpretation ließ. Die Übertragung des Finanz- und Rechnungswesens zum neuen Partner konnte somit in Zeit und Budget erfolgen.  

Peter Schwalbach, Projektleiter: “Unser Kunde stand aufgrund des engen Terminplans unter erheblichem Handlungsdruck. Aus diesem Grund haben wir bewusst ein Vorgehen gewählt, das die notwendige Systematik und Sorgfalt mit einem größtmöglichen Pragmatismus in Einklang brachte. So konnten wir mit geringem Aufwand und innerhalb kurzer Zeit ein für alle Beteiligten außerordentlich zufrieden stellendes Ergebnis erzielen.“    

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