Projekt: Projektmanagement Systemeinführung

Ausgangssituation

Unser Kunde führte ein neues IT-System ein. Das Unternehmen klagte über die problematische Zusammenarbeit mit seinem Systemlieferanten. „Es kam immer wieder zu extremen Terminüberschreitungen und dadurch zu schleppenden Projektabläufen. Für die Mitarbeiter bedeutete das Projekt eine außerordentliche Zusatzbelastung bei der Fehlersuche und Problembehebung. Intransparenz entstand auch durch unklare Migrationsvorgaben“, so unser Projektleiter Peter Kirchner. Das derzeitige Projektmanagement war völlig unzureichend. Wenn das Projekt nicht scheitern sollte, so benötigte das Unternehmen dringend Unterstützung.

Zielsetzung

Kirchner + Robrecht erhielt den Auftrag, das Projektmanagement für die Systemeinführung durchzuführen.

Unsere Vorgehensweise

• Projektstatus: Zunächst erhoben wir in einem Quick Check den Status aller Teilprojekte und bewerteten diesen aus neutraler und sachlicher Sicht. Die möglichst schnelle Ableitung konkreter Maßnahmen setzte vieles wieder in Gang.
• Task Force: Wir richteten eine Task Force mit beteiligungsorientierter Projektarbeit ein. Die stärkere Einbindung und die größere Rollenklarheit aller Teammitglieder bewirkte steigende Akzeptanz.
• Projektcontrolling- und –planungstool: Nachdem die ersten Sofortmaßnahmen griffen, war die Entwicklung und Einführung eines Projektcontrolling und -planungstools ein notwendiger weiterer Schritt, um Transparenz herzustellen.
• Projektsteuerung: Im weiteren Projektverlauf steuerte Kirchner + Robrecht die internen und externen Projektteilnehmer. Unerlässlich war auch die Erstellung realistischer Termin- und Ablaufpläne.
• Systemanforderung: Wir bewerteten strittige Customizing-Anforderungen an das neue System aus neutraler und rein sachlicher Sicht.
• Systemprüfung: Uns oblag die Überprüfung der Stabilität und der Funktionalität des Systems.

Ergebnisse

Peter Kirchner, Projektleiter: „An was niemand im Unternehmen mehr geglaubt hatte, bevor wir das Projektmanagement übernahmen, gelang: Das neue System konnte termingerecht eingeführt werden. Die anfangs schwierige Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten gestaltete sich am Ende unproblematisch. Wir hatten erreicht, dass die Projektarbeit transparent wurde. Als Mehrwert verfügte der Kunde nun über ein funktionsfähiges Projektcontrolling- und –planungstool, das er auch für andere Projekte einsetzen konnte sowie über weitere standardisierte Projektsteuerungsinstrumente. Auch seine Mitarbeiter waren nun fit im Projektmanagement. Das nächste Projekt konnte kommen.“

Schnelle Hilfe im Notfall: Peter Kirchner