Projekt: Bereichsübergreifendes Projekt zur Zukunftssicherung eines deutschen Fachverlags

Ausgangssituation

Bei sich unter Druck befindenden Printerlösen müssen Verlage gleichzeitig neue, digitale und crossmediale Produkte einführen, ihre Abläufe fortlaufend effizienter gestalten und neue Vermarktungsstrategien umsetzen. Somit bewegen sie sich im Spannungsfeld aus „Time to Market“, „Effizienz“ und „konzeptionelle Weiterentwicklung“. Bei unserem Kunden wurde vor allem der Innovationsaspekt hoch priorisiert – bewusst zu Lasten der Effizienz und der systematischen Weiterentwicklung weiterer wichtiger Aspekte wie CRM und Controlling. So wurden die Prozesse der Marktbearbeitung an die neuen digitalen Produkte angepasst, ohne die Anforderungen aller Unternehmensbereiche zu berücksichtigen. Dies führte letztlich zu komplexen, ineffizienten Arbeitsabläufen. Es mangelte an Standards und einer effizienten Systemunterstützung zum Beispiel in den Bereichen CRM und Controlling. Die erschwerte die Steuerung des Unternehmens, die erfolgreiche Marktbearbeitung fiel immer schwerer.

Zielsetzung

Kirchner + Robrecht erhielt den Auftrag, gemeinsam mit den Mitarbeitern des Verlags, die Voraussetzungen für optimierte Prozesse in Vertrieb und Kundenservice sowie eine zukunftssichere Aufstellung des Verlags in den Bereichen Produktportfolio, CRM, Controlling und IT zu schaffen.

Unsere Vorgehensweise

• Handlungsfelder und Projektplanung: In einem Vorprojekt identifizierten wir bereichsübergreifend anhand Einzelgesprächen und Workshops den Handlungsbedarf des Verlags und überführten diesen in einen Projektplan.
• Ist-Aufnahme: Zu den jeweiligen Handlungsfeldern identifizierten wir gemeinsam mit dem Projektteam und den IT-Mitarbeitern die Ist-Abläufe und strategische und operative Optimierungsansätze.
• Zieldefinition: Basierend auf der Ist-Analyse wurden die zukünftigen Ziele je Handlungsfeld festgelegt.
• Lösungsweg:  In gemeinsamen Projektteams wurden in mehreren Teilprojekten neue Modelle, Konzepte, Standards und Regeln, Verbesserungsmaßnahmen sowie Systemanforderungen erarbeitet:
• Optimierung des Produktportfolios und des Angebotsmodells: Produkte, Erlös- und Lizenzmodelle, Konditionen, Rabatte, Kündigungsregelungen etc.
• Soll-Konzepte für Adress-, Kunden-, Beschwerde- und Kampagnenmanagement inkl. definierter Systemanforderungen
• Konzepte für die organisatorische Neuausrichtung einzelner Teams und Abteilungen
• Definierte Steuerungsansätze, Standards und Regeln sowie abgestimmte Controlling-Methodik für eine zahlenbasierte Unternehmenssteuerung inkl. dokumentierter Systemanforderungen
• Konkrete Optimierungsansätze zur Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe, inkl. Definition der erforderlichen Systemanforderungen für die Realisierung sowie Evaluierung im Hinblick auf Kostensenkungspotenziale und Umsetzbarkeit 
• Maßnahmenkatalog: Für jedes Handlungsfeld wurden die zur Umsetzung der erarbeiteten Ansätze und Konzepte erforderlichen Maßnahmen geplant und dokumentiert.

Ergebnisse

Zur Umsetzung der Konzepte und der Vielzahl der erarbeiteten Verbesserungsmaßnahmen zur Prozessoptimierung lagen neben dokumentierten Systemanforderungen für die Realisierung der Ansätze auch Maßnahmenpläne vor, die systematisch und zielgerichtet bearbeitet werden.

Im Projekt wurden so wichtige Meilensteine für die Zukunftsfähigkeit des Verlags gesetzt: ein optimiertes Produktportfolio, neue Ideen für die Vermarktung und ein verbesserter Kundenservice helfen die Abozahlen zu stabilisieren und neue Produkte erfolgreicher zu vermarkten. Die Verbesserung interner Abläufe und ein transparentes Zahlenwerk vereinfachen die Steuerung des Unternehmens deutlich.

Marco Olavarria, Projektleiter: "Bereits die Planung der Projektstruktur mit allen Teilprojekten und Aufgabenpaketen war aufgrund der breiten Anlage und der ambitionierten Ziele des Projekts eine Herausforderung. Die vom Kunden anfänglich als äußerst ambitioniert eingeschätzte Planung konnte jedoch nicht zuletzt aufgrund der sehr guten Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern unseres Kunden und den Beratern vollumfänglich realisiert werden.“

Für Fragen steht Ihnen gerne zur Verfügung: Marco Olavarria