Projekt: Reorganisation Herstellungsabteilung und Coaching in einem Fachverlag

Ausgangssituation             

Die Herstellungsabteilung eines Fachverlags drohte an stark gewachsenen Anforderungen hinsichtlich Qualität und Quantität zu scheitern. Die Arbeitsprozesse in der Abteilung waren aufgrund einer fehlenden Fokussierung fragmentiert und die Qualitätsniveaus schwankten. Gleichzeitig gab es eine sehr hohe Arbeitsbelastung in den Spitzen mit entsprechenden Auswirkungen auf die Überstundensituation. Zudem bestanden Unsicherheiten in der Abteilungsleitung. Das betraf vor allem Führungsaufgaben und den Einsatz von Führungsinstrumenten. Hinzu kam eine Verunsicherung der Mitarbeiter über die eigene berufliche Zukunft und Fortentwicklung.

Zielsetzung

Der Fachverlag bat Kirchner + Robrecht, ein neues Organisationskonzept für den Bereich zu entwickeln und durch effizientes Coaching der Führungskraft die Nachhaltigkeit der gewünschten Effekte sicher zu stellen.

Unsere Vorgehensweise

• Analyse: Als erstes erarbeiteten wir gemeinsam mit dem Kunden Vision und Mission der Abteilung für eine anschließende Analyse und Neugestaltung von Aufgaben und Prozessen.
• Reorganisation: Danach begleiteten wir die vollständige Reorganisation der Abteilung.
• Neupositionierung: Das bewirkte eine deutliche Neupositionierung der Abteilung im Unternehmen und veranlasste uns zur Gestaltung von neuen Kommunikationsstrukturen.
• Outsourcing: Wir rieten zu einem gezielten Outsourcing. Denn das reduzierte das Aufgabenspektrum und erlaubte die Fokussierung auf Kernkompetenzen.
• Prozessoptimierung: Es folgte eine Steuerung von Gruppenprozessen mit systemischen Instrumenten.
• Coaching: Am Ende führten wir mit dem Abteilungsleiter ein Einzelcoaching durch.

Ergebnisse

Mit dem Abschluss unseres Auftrags stand die unternehmensweit abgestimmte Veränderung von Aufgaben. Wir konnten in der Abteilung ein neues Selbstverständnis etablieren das gemeinsam getragenen wurde. Das ermöglichte eine Rückkehr zum hohen und erfolgskritischen Qualitätsniveau. Ein verändertes Selbstverständnis des Abeilungsleiters führte zur besseren Abteilungsführung. Insgesamt konnte im Unternehmen Transparenz, Planbarkeit und Akzeptanz geschaffen werden. Das trug zur deutlich besseren Verlässlichkeit bei gleichzeitiger Kostensenkung bei. Wir etablierten geeignete Führungsstrukturen und –instrumente. Mit der Veränderung konnten wir in enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit mit größtmöglicher Partizipation erreichen.

Jens Löbbe, Projektleiter: "Das Projekt hat die fachliche Beratungsarbeit bezüglich Strukturen und Aufgaben mit gezielten Change-Workshps für die Mitarbeiter und dem Coaching des Abteilungsleiters verbunden. So konnten wir nicht nur eine gute strukturelle Lösung erarbeiten, sondern diese auch erfolgreich im Unternehmen verankern. Mit einer für alle Beteiligten spürbaren Verbesserung der Situation." 

Weitere Auskünfte erteilt gern Jens Löbbe