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Kirchner + Robrecht
Agile Methode Kanban

Zeit für Neues!

Haben Sie auch das Gefühl, Ihrer Arbeit immer nur hinterher zu rennen? Genau so ging es dem Leiter Online, Leo K. Ständige Veränderung, sei es eine neue Technologieplattform oder ein neuer Kommunikationskanal, prägen seine Tätigkeit. Immer neue "Prio-1-Anforderungen" prasselten auf ihn und sein Team ein, die Unzufriedenheit stieg und die Arbeitsstimmung sank. Mit Kanban weniger Stress bei der Arbeit

Doch Leo K. wollte so nicht weiterarbeiten und hat seine und die Arbeit seines Teams auf neue Füße gestellt - mit Kanban. Sein Team verwendet Kanban zur Arbeitsorganisation und hat so die Tugend der Priorisierung aufleben lassen, die Kommunikation deutlich verbessert und größere Transparenz hergestellt. Die Teammitglieder können sich besser auf ihre jeweilige Aufgabe fokussieren und diese schneller und mit höherer Qualität abschließen. Leo K. führt sein Team nicht mehr nach dem Prinzip "Weisung und Kontrolle". Vielmehr agiert das Team nach agilen Prinzipien. Die Mitarbeiter ziehen sich ihre Aufgaben eigenverantwortlich, das Team organisiert sich selbst, Leo K. kann sich viel stärker seinen strategischen Aufgaben widmen. Die wichtigsten Aufgaben hierbei: das Team befähigen, Störungen und Hindernisse aus dem Weg räumen. Er versteht sich als Informationsgeber für das Team, gibt den Rahmen vor und lässt jedem Einzelnen Raum für selbstständiges Arbeiten. Das folgende Beispiel zeigt das Vorgehen und die Wirkungsweise von Kanban.

Aufgaben sind zu komplex geworden

Das Team von Leo K. ist mit der Betreuung von acht Portalen, diversen Social-Media-Kanälen und einigen E-Papern voll ausgelastet. Bei der Vorbereitung zur monatlichen Leiterkonferenz stellt K. fest, dass sein Team mit einem Projekt zwei Monate im Verzug ist. Der Grund: Arbeitsüberlastung. Widerwillig stimmen seine Mitarbeiter zu, den Verzug über Mehrarbeit einzuholen.

Aber die Verzögerung lässt sich nicht aufholen. Schlimmer noch, in der nächsten Managementrunde erhält K. einen Sonderauftrag. Ein abteilungsübergreifendes Web-TV-Event soll aufgesetzt werden und sein Team soll es steuern und technisch umsetzen. Nach der Sitzung ist K. frustriert. Wie soll er das seinen Mitarbeitern verkaufen?

So wie K. geht es vielen in Unternehmen. Die Aufgaben sind zu zahlreich geworden, als dass man sie mit den tradierten Arbeitsweisen und dem fortwährenden Aufsatteln von immer mehr Aufgaben bewältigen könnte. Dies kann sogar Schaden anrichten, denn die parallele Bearbeitung von Aufgaben führt zu Mehraufwand: bei der parallelen Bearbeitung von drei Projekten müssen vierzig Prozent der Arbeitszeit für den Kontextwechsel aufgewendet werden, bei fünf parallelen Projekten sind es bereits 75 Prozent (Quelle: Sutherland, J.: Die Scrum Revolution, 2015, S. 87). Diese Zahlen zeigen: Wer sich auf wenige Aufgaben fokussiert und diese sequenziell in hoher Qualität bearbeitet, schafft am Ende mehr. Dies erfordert aber eine konsequente Priorisierung. Genau hier setzt Kanban an.

Mit Kanban schnell ersten Nutzen erzielen

K. prüft mit seinem Team die Einführung von Kanban. Gemeinsam mit einem externen Coach entwickeln sie innerhalb eines halben Tages ihr Kanban-Board.

In den Nachschubmeetings informiert Leo K. sein Team über aktuelle Entwicklungen in anderen Bereichen und die sich hieraus ergebenden Prioritäten. So können die Teammitglieder ihre Bearbeitungsentscheidungen wohlinformiert treffen. Zumal die wöchentliche Abstimmung durch tägliche Stand-up-Meetings ergänzt wird. In einer Timebox von 15 Minuten beantworten alle Teammitglieder drei Fragen: Was habe ich gestern bearbeitet? Was werde ich heute bearbeiten? Welche Hindernisse stehen mir dabei im Weg? So haben alle Transparenz über das Geschehen im Team, Doppelarbeiten werden vermieden, Abstimmungsprozesse effizienter und Störungen frühestmöglich erkannt. Und: Arbeitsüberlastungen werden sofort sichtbar.

Schnell bemerken alle, dass sie durch die verbesserte Kommunikation und das fokussierte Arbeiten ihre Aufgaben zügiger fertigstellen können. Darüber hinaus verbessert sich die Arbeitsqualität, wodurch weniger Nachbearbeitungsaufwand anfällt. Auch der Steuerungsaufwand für K. verringert sich. Doch am wichtigsten: die Motivation der Mitarbeiter verbessert sich, gleich nach dem Start mit Kanban.

Kanban unternehmensweit

Und auch andere Bereiche bemerken, wie sich Qualität, Geschwindigkeit und die Stimmung im Team von K. verbessern. Als das Team es schafft zur nächsten Managementrunde die Planung für das Web-TV-Event vorzulegen und beim darauffolgenden Meeting den Verzug für das verzögerte Projekt eingeholt hat, sind die Chefs begeistert. K. freut sich, dass andere Abteilungen ihn um Unterstützung bei der Einführung von Kanban bitten. Das wichtigste für ihn ist aber, dass er und sein Team wieder Spaß an der Arbeit haben. Zurück zur alten Arbeitsweise wollen sie auf keinen Fall. Vielmehr arbeiten sie gerade am nächsten Schritt: Kanban ist eine gute Basis für Kaizen, also die kontinuierliche Verbesserung der eigenen Prozesse.

Autor: Dr. Rainer Heueis

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