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Kirchner + Robrecht

Restrukturierung einer Redaktion mit Organizational Design - In zwei Tagen zur neuen Grundstruktur

Sind die Berater von Kirchner + Robrecht mit langen Zeichenrollen unterwegs und ziehen aus ihnen ihre Canvas heraus, steht ein Organizational Design-Workshop auf dem Programm. Dann lauten die Schmerzpunkte eines Teams: „Ineffiziente Abstimmung“, „unklare Rollen“, „Silodenken“ oder „lange Arbeitszeiten“ - höchste Zeit für eine Optimierung des Organisationsdesigns!

So geschehen bei der Redaktion eines Fachverlags. Nachdem wir vorab die Ziele für ein Neudesign und das konkrete Vorgehen besprochen hatten, ging es in einen 2-Tages-Workshop mit allen betroffenen Mitarbeitern.

Hier formten wir mit Organizational Design Schritt-für-Schritt ein neues Organisationsdesign für die Redaktion. Dazu visualisierte das Team zunächst den IST-Zustand. Die bildliche Darstellung bestätigte die Einschätzung, die das Team zu diesem Workshop veranlasst hatte: Aus der Struktur resultierten vielfältige Probleme. Die Abbildung aller Outputs des Bereichs zeigte die Fülle der Aufgaben und sorgte für ein fast ungläubig-staunendes „Wow, was wir alles machen!“. Dank des entstandenen Gesamtbildes war nun klar zu erkennen, dass die Chefredaktion der Flaschenhals des Teams war. Ihre Überlastung erschwerte ein zügiges und abgestimmtes Arbeiten für alle.

Am nächsten Tag machten wir uns an die Erarbeitung eines neuen Organisationsmodells. Allein die Erkenntnis, dass die bisherige funktionsorientierte Struktur auch anders gestaltet werden könnte, löste ein Aha-Erlebnis aus. Der Vorschlag aus der Mitte des Teams, Verantwortungsbereiche zukünftig nach Themen zuzuschneiden, stieß auf breite Zustimmung. Weiteres Kernthema war die Veränderung der Abstimmung mit der Chefredaktion. Hierzu etablierte das Team einen Steuerungsdesk mit klaren Entscheidungskompetenzen zur Entlastung der Chefredaktion. So erarbeiteten wir Stück-für-Stück ein neues Organisationsdesign, das alle relevanten Faktoren berücksichtigte.

Im dritten Schritt führten wir mit dem Organizational Design Canvas eine Raumplanung durch, um das neue Organisationsmodell in den Raum zu überführen. Zur Abbildung der neuen Struktur wurden zum Beispiel Tische umgestellt und Mitarbeiter zueinander gesetzt, die sich intensiv abstimmen müssen. So wird das Modell mit Leben gefüllt.

Am Ende des Workshops steht ein neues Organisationsdesign für die Redaktion, das so wie es ist, in die Praxis übertragen werden kann. Entwickelt von den Mitarbeitern, die in der Struktur arbeiten. Und unterstützt durch die Berater, die nun mit ihren leeren Zeichenrollen wieder nach Hause fahren.  

© Fotolia

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